Wer im Verein die Software auswählt, hat die Entscheidung meist längst getroffen – und muss sie dann dem Vorstand erklären. Genau dafür ist diese Seite gedacht. Sie ist als Vorlage aufgebaut: Sie gehen die Abschnitte der Reihe nach durch, tragen Ihre Antworten ein und haben am Ende eine Beschlussvorlage, die jedes Vorstandsmitglied in zehn Minuten lesen kann. Die Seite lässt sich direkt ausdrucken; die Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen Sie durch Ihre eigenen Angaben.
Ein Hinweis vorweg: Eine gute Vorlage überzeugt nicht durch Funktionslisten, sondern dadurch, dass sie die Fragen beantwortet, die der Vorstand ohnehin stellen wird – was es kostet, was schiefgehen kann und wie man wieder herauskommt.
1. Ausgangslage
Beschreiben Sie nüchtern, wie der Verein heute arbeitet. Je konkreter, desto überzeugender.
- Heutige Lösung: Wie werden Plätze belegt (Magnettafel, Tabelle, Telefon, Chatgruppe)? Wie werden Beiträge und Gebühren eingezogen? Wie werden Mitglieder informiert?
- Aufwand: Wer erledigt was, und wie viele Stunden im Monat kostet das? Denken Sie an Kassenwart, Platzwart, Mannschaftsführer und Geschäftsstelle.
- Probleme: Was geht regelmäßig schief? Doppelbuchungen, offene Beiträge, Bargeld in der Kasse des Vereinsheims, Informationen, die nicht ankommen, Zusagen, die fehlen.
- Heutige Kosten: Was zahlt der Verein bereits – Gebühren je Lastschrift, Porto, Druck, einzelne Werkzeuge?
2. Ziele
Formulieren Sie Ziele so, dass man nach einem Jahr prüfen kann, ob sie erreicht wurden. Ein Ziel wie „Verein modernisieren“ hilft niemandem; „Bargeld an der Anlage abschaffen“ lässt sich messen.
- Rückfragen zur Platzbelegung von etwa [Zahl] auf [Zahl] pro Woche senken
- Bargeld für Gastspieler und Getränke bis [Datum] abschaffen
- Aufwand des Kassenwarts für den Beitragseinzug von [Zahl] auf [Zahl] Stunden im Monat reduzieren
- Zu- und Absagen zu Medenspielen spätestens [Zahl] Tage vor dem Spiel vollständig vorliegen haben
- Vereinsinformationen über einen einzigen Kanal an alle Mitglieder verteilen
3. Kosten
Tragen Sie alle Kosten ein, nicht nur den Grundpreis. Der Vorstand sollte die Gesamtsumme über drei Jahre kennen, bevor er abstimmt.
- Monatlicher Preis: [Betrag] € zzgl. MwSt.
- Jährlicher Preis: [Betrag] €
- Einrichtung: [Betrag] € einmalig – oder: im Preis enthalten
- Zusatzmodule: [Modul, Betrag] – oder: alle Funktionen enthalten
- Gebühren je Zahlung: [Betrag] je Lastschrift; Bündelung je Mitglied: ja / nein
- Mindestlaufzeit: [Monate]
- Kündigungsfrist: [Wochen oder Monate] zum [Zeitpunkt]
- Gesamtkosten über drei Jahre: [Betrag] € (36 Monatsraten plus Einrichtung plus Module plus geschätzte Gebühren)
Stellen Sie dieser Summe den Nutzen gegenüber: eingesparte Gebühren durch gebündelte Lastschriften, eingesparte Stunden, wegfallendes Bargeld. Auch wenn sich nicht jeder Vorteil in Euro ausdrücken lässt, sollte die Gegenüberstellung auf der Vorlage stehen. Wie gebündelte Abbuchungen funktionieren, erklärt die Seite zur SEPA-Lastschrift im Tennisverein.
4. Datenschutz
Der Vorstand haftet für den Umgang mit Mitgliederdaten. Diese Punkte gehören deshalb in jede Beschlussvorlage:
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): liegt vor / wird vor Vertragsschluss unterzeichnet
- Serverstandort: [Land]
- Datenexport: Mitglieder, Buchungen und Mandate exportierbar in [Format]; Kosten: [Betrag oder kostenlos]
- Rollen und Zugriffsrechte: Wer sieht Bankdaten, wer sieht Adressen, wer darf Mitglieder anlegen und löschen?
- Löschung bei Austritt: Wie und wann werden Daten ausgetretener Mitglieder entfernt?
- Information der Mitglieder: Die Datenschutzhinweise des Vereins werden bis [Datum] angepasst
5. Einführung
Ein Beschluss ohne Plan bleibt ein Beschluss. Legen Sie fest, wer was bis wann macht.
- Zeitplan: Testphase von [Datum] bis [Datum], Einrichtung bis [Datum], Start für alle Mitglieder am [Datum]
- Verantwortliche: Projektleitung [Name], Stellvertretung [Name], Ansprechpartner für Mitgliederfragen [Name]
- Datenübernahme: Mitgliederliste, Bankverbindungen und bestehende SEPA-Mandate aus [Quelle]; wer übernimmt das – der Verein oder der Anbieter?
- Mitglieder informieren: Rundschreiben am [Datum], Vorstellung in der Mitgliederversammlung am [Datum], Aushang im Vereinsheim, kurze Anleitung für den Einstieg
- Testphase: Vorstand und Mannschaftsführer testen mit echten Plätzen und Terminen; die Kriterien für einen Abbruch sind vorher festgelegt
Eine bewährte Reihenfolge für die Einführung – Platzbuchung zuerst, danach Zahlungen und Kommunikation – beschreibt der Leitfaden Tennisverein digitalisieren.
6. Risiken und Absicherung
Benennen Sie die Risiken selbst, bevor es jemand anderes tut. Jedes Risiko bekommt eine Antwort.
- Die Software wird nicht angenommen: abgesichert durch die kostenlose Testphase und eine kurze Kündigungsfrist.
- Der Anbieter passt nicht zum Verein: abgesichert durch Datenexport in einem gängigen Format und einen dokumentierten Ausstieg.
- Die Einrichtung überfordert das Ehrenamt: abgesichert durch die Übernahme der Einrichtung durch den Anbieter oder einen festen Zeitplan mit Verantwortlichen.
- Fragen bleiben unbeantwortet: abgesichert durch einen festen Ansprechpartner beim Anbieter und einen im Verein.
- Kosten laufen aus dem Ruder: abgesichert durch einen Festpreis oder eine schriftliche Aufstellung aller Zusatzkosten.
7. Beschlussvorschlag
Der folgende Text lässt sich direkt in das Protokoll der Vorstandssitzung übernehmen. Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben.
Der Vorstand des [Vereinsname] beschließt, zum [Datum] die Vereinssoftware von [Anbieter] einzuführen. Die Software umfasst [Platzbuchung, SEPA-Lastschrift, Vereins-App, Mannschaftsverwaltung]. Die Kosten betragen [Betrag] € pro Monat zzgl. MwSt.; einmalige Kosten für die Einrichtung betragen [Betrag] €. Die Mindestlaufzeit beträgt [Monate], die Kündigungsfrist [Frist]. Vor Vertragsschluss wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen; die Daten werden auf Servern in [Land] verarbeitet. Die Einführung wird von [Name] geleitet, Stellvertretung ist [Name]. Die Testphase läuft vom [Datum] bis zum [Datum]. Der Vorstand entscheidet am [Datum] auf Grundlage der Testphase über die dauerhafte Nutzung. Die Mitglieder werden bis zum [Datum] schriftlich informiert. Beschlossen mit [Zahl] Ja-Stimmen, [Zahl] Nein-Stimmen und [Zahl] Enthaltungen.
8. Checkliste: 10 Punkte vor der Abstimmung
- Die Ausgangslage ist mit konkreten Stunden und Problemen beschrieben, nicht mit Stimmungen.
- Mindestens drei Ziele sind messbar formuliert.
- Die Gesamtkosten über drei Jahre stehen als eine Zahl auf der Vorlage.
- Alle Zusatzkosten (Einrichtung, Module, Gebühren, Hardware) sind abgefragt und schriftlich bestätigt.
- Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist sind bekannt und für den Verein tragbar.
- Ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor oder ist zugesagt; der Serverstandort ist bekannt.
- Der Datenexport bei einem Wechsel ist geklärt – Format und Kosten.
- Projektleitung, Stellvertretung und Ansprechpartner für Mitglieder sind benannt.
- Die Testphase hat einen Start, ein Ende und Abbruchkriterien.
- Der Beschlussvorschlag ist ausgefüllt und wurde allen Vorstandsmitgliedern vor der Sitzung zugeschickt.
Wie es weitergeht
Wenn Sie noch vor der Auswahl stehen, hilft der Leitfaden Platzbuchungssoftware auswählen: 7 Kriterien bei der Vorauswahl. Die Konditionen von Tennis-Software.de – 24,99 € pro Monat zzgl. MwSt. für alle Funktionen und alle Plätze, Einrichtung durch den Anbieter, 30 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte, Server in Deutschland – finden Sie auf der Preisseite, sodass Sie die Felder der Vorlage direkt ausfüllen können.