Wer für seinen Tennisverein ein Buchungssystem sucht, stößt schnell auf eine ernüchternde Erkenntnis: Die Preise lassen sich kaum nebeneinanderlegen. Der eine Anbieter rechnet pro Platz, der nächste pro Mitglied, der dritte nennt einen Pauschalpreis – und was im Grundpreis enthalten ist, steht oft erst im Kleingedruckten. Dieser Artikel ordnet die gängigen Preismodelle ein, benennt die Kosten, die in Preislisten gern fehlen, und rechnet an drei Beispielvereinen durch, was ein Tennisplatz-Buchungssystem realistisch kostet.
Warum sich Preise so schwer vergleichen lassen
Ein Buchungssystem ist kein Produkt mit Stückpreis, sondern ein laufender Dienst. Die Kosten setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen: einem Grundpreis, eventuellen Zusatzmodulen, einmaligen Gebühren für die Einrichtung und – sobald Zahlungen über das System laufen – Gebühren je Transaktion. Jeder Anbieter gewichtet diese Bausteine anders. Ein niedriger Grundpreis kann durch Modulaufschläge teurer werden als ein höherer Pauschalpreis, in dem alles enthalten ist.
Dazu kommt die Bezugsgröße. Ob pro Platz, pro Mitglied oder pro Verein abgerechnet wird, verändert das Ergebnis je nach Vereinsgröße erheblich. Ein sinnvoller Vergleich funktioniert deshalb nur über die Gesamtkosten über die gesamte Laufzeit – nicht über die Zahl, die auf der Preisseite am größten gedruckt ist.
Die vier Preismodelle im Überblick
1. Preis pro Platz und Monat
Das verbreitetste Modell. Marktüblich liegen die Preise in der Regel bei etwa 7 bis 12 € je Platz und Monat. Für kleine Anlagen mit zwei oder drei Plätzen ist das günstig, für Vereine mit acht oder zehn Plätzen summiert es sich. Prüfen Sie, ob Hallenplätze, Trainingsplätze und Plätze mit saisonaler Nutzung mitgezählt werden – im Winter zahlen Sie dann unter Umständen für Außenplätze, die niemand buchen kann.
2. Preis pro Platz und Jahr
Dasselbe Prinzip, nur mit jährlicher Zahlung. Oft wird dafür ein Nachlass gegenüber der monatlichen Variante gewährt. Die Kehrseite: Sie zahlen im Voraus und binden sich für zwölf Monate. Wenn das System im Verein nicht angenommen wird, ist das Geld trotzdem weg. Klären Sie, ob eine anteilige Erstattung bei Kündigung vorgesehen ist.
3. Staffelung nach Mitgliederzahl
Hier bestimmt die Zahl der Mitglieder den Tarif, meist in Stufen – etwa bis 100, bis 250 oder bis 500 Mitglieder. Das Modell wirkt fair, hat aber zwei Tücken: An den Stufengrenzen springt der Preis, und es ist nicht immer klar, wer als Mitglied zählt. Passive Mitglieder, Jugendliche und Familienmitglieder können den Verein unbemerkt in die nächste Stufe schieben.
4. Pauschalpreis für den ganzen Verein
Ein fester Betrag, unabhängig von Plätzen und Mitgliedern. Das ist am einfachsten zu budgetieren und belohnt Vereine, die wachsen oder viele Plätze haben. Für sehr kleine Anlagen kann ein Pauschalpreis dagegen teurer sein als ein Platzmodell. Entscheidend ist, was in der Pauschale enthalten ist – bei manchen Anbietern alle Funktionen, bei anderen nur der Kern.
Kostenlose Einstiegsversionen
Einige Anbieter bieten eine kostenlose Version an. Sie ist zum Ausprobieren nützlich, hat aber in der Regel Grenzen: eine maximale Mitgliederzahl, eingeschränkte Funktionen, Werbung in der App oder keinen persönlichen Support. Früher oder später steht der Wechsel in einen bezahlten Tarif an. Prüfen Sie deshalb schon zu Beginn, was dieser Wechsel kostet und ob Ihre Daten dabei erhalten bleiben.
Versteckte Kosten, die in Preislisten oft fehlen
Der Grundpreis ist nur der Anfang. Diese Posten sollten Sie bei jedem Angebot gezielt abfragen:
- Einrichtungsgebühr: Einmalige Kosten für das Anlegen des Vereins, der Plätze und der Mitglieder. Manche Anbieter berechnen dafür einen dreistelligen Betrag, andere übernehmen die Einrichtung im Preis.
- Zusatzmodule: Vereins-App, SEPA-Lastschrift, Turnier- oder Medenspielverwaltung, Getränkeabrechnung – oft separat berechnet. Ein günstiger Grundpreis mit drei Modulaufschlägen ist am Ende nicht mehr günstig.
- Zahlungsgebühren je Transaktion: Wenn jede Platzgebühr, jedes Getränk und jede Gastspielerpauschale einzeln per Lastschrift eingezogen wird, fallen in der Regel Gebühren von rund 0,30 € je Vorgang an. Bei 50 aktiven Mitgliedern mit fünf Vorgängen im Monat sind das 250 Lastschriften und etwa 75 € Gebühren – Monat für Monat. Werden alle Vorgänge eines Mitglieds gebündelt und einmal im Monat abgebucht, bleiben 50 Lastschriften und rund 15 €. Der Unterschied ist größer als bei vielen Grundpreisen.
- Support: Ist Hilfe per E-Mail und Telefon enthalten, oder gibt es persönlichen Support nur im höheren Tarif? Wie schnell wird geantwortet?
- Hardware: Wer das Hallenlicht oder den Zutritt zur Anlage an die Buchung koppeln möchte, braucht Steuerungstechnik vor Ort. Diese Anschaffung und die Montage gehören ins Budget.
- Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist: Zwölf oder 24 Monate Laufzeit mit drei Monaten Kündigungsfrist sind keine Seltenheit. Je länger die Bindung, desto wichtiger die Testphase davor.
- Datenexport bei Wechsel: Klären Sie vor Vertragsabschluss, ob Sie Mitgliederdaten, Buchungen und Mandate in einem gängigen Format exportieren können – und ob das kostenlos ist. Wer das erst beim Wechsel fragt, verhandelt aus einer schwachen Position.
Rechenbeispiel: Vereine mit 4, 6 und 10 Plätzen
Nehmen wir ein Platzmodell mit 10 € je Platz und Monat und stellen es einem Pauschalmodell gegenüber, das beispielhaft 25 € im Monat kostet. Zusatzmodule und Gebühren sind hier noch nicht enthalten.
- Verein mit 4 Plätzen: Platzmodell 40 € im Monat, 480 € im Jahr. Pauschalmodell 25 € im Monat, 300 € im Jahr.
- Verein mit 6 Plätzen: Platzmodell 60 € im Monat, 720 € im Jahr. Pauschalmodell unverändert 25 € im Monat, 300 € im Jahr.
- Verein mit 10 Plätzen: Platzmodell 100 € im Monat, 1.200 € im Jahr. Pauschalmodell unverändert 25 € im Monat, 300 € im Jahr.
Das Beispiel zeigt, warum die Bezugsgröße so wichtig ist: Beim Platzmodell wächst die Rechnung mit jeder Anlage, beim Pauschalmodell bleibt sie gleich. Für einen Verein mit zwei Plätzen könnte das Bild anders aussehen. Rechnen Sie also immer mit Ihrer eigenen Platz- und Mitgliederzahl – nicht mit dem Musterverein aus dem Prospekt.
Was ein Verein realistisch budgetieren sollte
Denken Sie in Gesamtkosten über drei Jahre. Das ist der Zeitraum, in dem ein Buchungssystem im Verein ankommt, Routinen sich einspielen und ein erneuter Wechsel unrealistisch ist. Die Rechnung dafür ist einfach:
- Grundpreis mal 36 Monate
- plus Zusatzmodule mal 36 Monate
- plus einmalige Einrichtungsgebühr
- plus geschätzte Transaktionsgebühren mal 36 Monate
- plus Hardware, falls Licht oder Zutritt angebunden werden
Für den fiktiven Sechs-Platz-Verein aus dem Beispiel ergibt das beim Platzmodell allein für den Grundpreis 2.160 €. Kommen ein App-Modul und ein SEPA-Modul für zusammen 25 € im Monat sowie eine Einrichtungsgebühr von 300 € hinzu, liegen die Gesamtkosten bei 3.360 € – ohne Transaktionsgebühren. Beim Pauschalmodell mit allen Funktionen wären es 900 €. Welche Zahl für Ihren Verein gilt, hängt vom Angebot ab; wichtig ist, dass Sie beide Zahlen kennen, bevor der Vorstand abstimmt.
Setzen Sie diesen Kosten den Nutzen gegenüber: Wegfall von Bargeld an der Anlage, weniger Rückfragen zur Platzbelegung, gebündelte Lastschriften statt Einzelbuchungen und Zeitersparnis für Kassenwart und Platzwart. Wie Sie gebündelte Abbuchungen sauber einführen, beschreibt der Leitfaden SEPA-Lastschrift im Tennisverein einführen; welche Kriterien neben dem Preis zählen, der Artikel Platzbuchungssoftware auswählen.
Checkliste: 8 Fragen an jeden Anbieter
- Was genau ist im Grundpreis enthalten – und welche Funktionen kosten extra?
- Wie berechnet sich der Preis (pro Platz, pro Mitglied, pauschal), und was passiert, wenn der Verein wächst?
- Gibt es eine Einrichtungsgebühr, und wer übernimmt die Datenübernahme aus der bisherigen Lösung?
- Welche Gebühren fallen je Zahlung an, und werden Lastschriften je Mitglied gebündelt?
- Wie lang sind Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, und gibt es eine kostenlose Testphase ohne Zahlungsdaten?
- Ist Support enthalten – in welcher Form und mit welcher Reaktionszeit?
- Wo stehen die Server, und wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO bereitgestellt?
- Wie erhalte ich meine Daten bei einem Wechsel zurück – in welchem Format und zu welchen Kosten?
Fazit
Die Kosten eines Tennisplatz-Buchungssystems entscheiden sich nicht am Grundpreis, sondern an Bezugsgröße, Modulen, Gebühren und Laufzeit. Rechnen Sie mit Ihrer eigenen Platzzahl über drei Jahre, fragen Sie die acht Punkte aus der Checkliste ab und lassen Sie sich alles schriftlich geben. Dann wird aus einem unübersichtlichen Markt ein Vergleich, den auch der Vorstand nachvollziehen kann. Was ein Tennisplatz-Buchungssystem im Alltag leisten sollte, zeigt die Funktionsübersicht.
Zur Einordnung: Tennis-Software.de berechnet 24,99 € pro Monat zzgl. MwSt. für alle Funktionen und alle Plätze, die Einrichtung übernimmt der Anbieter, der Test läuft 30 Tage kostenlos ohne Kreditkarte, und die Server stehen in Deutschland. Details finden Sie auf der Preisseite.